Inserta una hoja Excel dentro de un documento Word

Pongamos por caso que deseas crear un documento en el que se requiera un formato elegante, con el logo de tu colegio, asociación o negocio, pero también necesitas que haya una parte del documento que requiera efectuar cálculos en función de los valores que asignes: un albarán, una factura…

Lograr esto es extremadamente sencillo. Me explico:

1 - Procedimiento simple: inserta una hoja Excel en blanco dentro de un documento Word:

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Si tu versión de Office es la 2013, tan solo has de ir a la pestaña “Insertar”, pinchar en Tabla y seleccionar Hoja de cálculo de Excel.

Para cualquier otra versión de Office anterior, deberás ir a la pestaña “Insertar”, pinchar en “Objeto” y seleccionar “Hoja de cálculo Microsoft Excel” o bien “Hoja de cálculo Microsoft Excel 97-2003”, según la versión de Office que tengas tú o la que sepas que tiene el destinatario del documento. Este dato es importante para evitar disgustos.

2 - Procedimiento avanzado: inserta una hoja Excel de tu archivo.

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Sí, efectivamente, si dispones de una hoja Excel ya elaborada y te conviene insertarla dentro de un documento Word en blanco o ya existente, da lo mismo. Este método es válido para cualquier versión de Office.

El procedimiento es análogo al segundo caso del apartado anterior. Solo difiere en que, cuando veas la ventana “Objeto”, deberás activar la pestaña “Crear desde un archivo”.

Fíjate bien ahora en que tienes dos opciones a cual más importantes.

Opción “Vincular al archivo”.

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En este caso, no solo habrás insertado tu hoja en el documento de Word, sino que estará permanentemente actualizada cuando edites la hoja Excel desde dicho programa. En otras palabras: la hoja insertada se actualiza dinámicamente.

Opción “Mostrar como icono”.

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Aquí se obtiene una “foto” de la hoja, que no se actualiza y que sólo se muestra como un icono que te permitirá abrir la hoja en el propio programa Excel. Esto resulta cómodo si los datos de la hoja no han de variar y cuando no desees que el documento sea extenso.

Dos observaciones a tener en cuenta sobre este caso:

• Si imprimes el documento con una hoja insertada como icono, sólo verás el gráfico del icono y no su contenido.
• Puedes cambiar el icono y, muy importante: para evitar que Excel escriba toda la ruta de ubicación de tu archivo, puedes renombrar el icono con un nombre diferente del que tiene la hoja original e inclusive seleccionar otro icono (esto último no lo recomiendo).

Calendario 2015

A modo de obsequio para las personas que siguen este blog, he diseñado una plantilla Word que permite generar un calendario personalizado para el año 2015.

Se trata de seleccionar 1 coche para cada mes hasta completar los 12 entre los 25 de que se dispone. La temática del calendario es referida a modelos de coches que circularon por España entre los 50 (finales) y los 80. Tal vez llegaste a conducir alguno de ellos.

Para cada mes se generan 2 hojas: la primera contiene la foto del coche seleccionado y la segunda la hoja del mes al estilo almanaque para poder efectuar anotaciones.

La plantilla dispone de un icono especial en la barra de acceso rápido que permite generar el calendario en pdf para que pruebes sin gastar papel innecesariamente.

Descarga el calendario. Al respecto, ten en cuenta que: El enlace apunta a Google Drive, que, al menos en el momento de redactar este artículo, es incapaz de facilitar la previsualización de la plantilla, pero sí descargarla. Posteriormente, indica que contiene macros –por supuesto que las tiene, pero sin código malicioso-. Acepta y prosigue con la descarga. Dado que las 25 fotos ocupan un espacio importante, el tiempo que tarda en generar el calendario es más o menos largo en función de la potencia de tu máquina. Tranquilo/a, son unos segundos, pero aviso por si acaso.

Feliz 2015
Ramon Díez

Tablas de Word: escribe y alinea en dirección vertical

En el documento Tablas de Word: cómo alinear automáticamente cada celda has podido ver lo sencillo que es realizar las alineaciones horizontales y verticales.

Ahora vamos un paso más allá: Word te permite hacer que el texto o las imágenes aparezcan en sentido vertical.

Partimos de la tabla de ejemplo típica:

Ahora verás que puedes obtener esto con tan solo ir a Herramientas de Tabla / Presentación e ir pinchando el icono Dirección del texto. Cada ver que lo pulsas, los iconos de alineación se adaptan a la dirección adoptada: hacia arriba, hacia la derecha y hacia abajo.

Aquí tienes algunos ejemplos:

Démos pábulo a la imaginación y seamos un poco más exigentes. Mira de reproducir esta tabla con todo lo que te he explicado. Verás la enorme potencia que tienen las tablas de Word.

Tablas de Word: Quita todos los bordes

Cuando creas una tabla, Word incluye automáticamente los bordes de las celdas. Esta actuación es útil en muchos casos, pero no siempre.

Imagínate que quieres crear un membrete con el logo de tu empresa, club, escuela, etc. y, para ello qué mejor que emplear una tabla: sin duda.

Observa que he usado las herramientas de alineación de este otro documento: Tablas de Word: Cómo alinear automáticamente cada celda. Te recomiendo que lo leas antes.

Bien, ya tenemos una tabla de 1 fila x 3 columnas. Hemos incluido en la primera nuestro logo, en el centro, el nombre de nuestra tienda y en la derecha el domicilio. Observarás que molestan las rayas, ¿a que sí?

Pues bien, En la pestaña de tablas, ve a Diseño / Bordes / Sin borde

Y obtienes este membrete:

Mejor, ¿no?

Tablas de Word: cómo alinear automáticamente cada celda

A lo largo de los años que llevo trabajando con Word, he visto muchas veces que hay un elevado número de usuarios que no saben cómo alinear los textos (o las imágenes) dentro de las celdas de una tabla.

Pierden muchísimo tiempo en incluir espacios para centrar horizontalmente, poner retornos de carro para centrar verticalmente… con lo que el resultado deja mucho que desear. Te voy a demostrar lo fácil que es conseguirlo.

Cuando estás dentro de una tabla (en cualquier celda), Word activa la pestaña de herramientas de tabla / Presentación, que tiene este aspecto:

De hecho, los mismos iconos se explican por sí solos, pero creo que es mejor que lo veas gráficamente.

Cuando creas una tabla y escribes texto en cada celda, obtendrás esta presentación:

Ahora vas a ver cómo actúa cada icono en la celda en la que tengas situado el cursor:

Y si tienes imágenes…

Espero que nunca más teclees espacios en blanco ni incluyas retornos de carro para conseguir estos resultados. Como verás, ¡es tremendamente sencillo y rápido!

Comando {NumPages}: Obtiene automáticamente el número de páginas de tu documento

Este comando se combina con el de {Page}, que inserta el número de página en cada una de las que compongan el documento.

Su funcionamiento es bien simple. Con el mero hecho de invocarlo, aparece automáticamente el número de páginas que tiene el documento justo en el lugar donde tengas el cursor.

Por supuesto, este valor se va actualizando automáticamente a medida que vayas añadiendo páginas.

Puedes emplearlo, por ejemplo, al pie de tu documento:

Utilizo los dos comandos, el {Page} y el {NumPages}.

Tecleo “Pág.” inserto el código {Page}, añado “, de” y luego el código {NumPages}.

Éste es el resultado:

Si quieres ver la codificación que hay por debajo, pulsa ALT+[F9] y luego vuelves a pulsar esta combinación de teclas para recuperar la visualización normal.

Comando {If}: Aplica un texto según la opción elegida

Tienes un campo tipo Cuadro combinado, es decir que es un campo de formulario con una lista de respuestas posibles y lo que te interesa es asignar automáticamente el texto que corresponda a la opción seleccionada.

En primer lugar crea el campo combinado. Por ejemplo:

Observa que he creado el marcador “Pregunta1”, que será vital para nuestro objetivo. Luego escribe el significado de cada opción. Por ejemplo:

Invoca el comando {If} escribiendo el esquema simple IF A=B “V” “F”, que luego irás sustituyendo:

Si te fijas, en “Propiedades de campo avanzadas” decimos que si la expresión A es igual a la B, entonces es verdadero y sino, falso. Esta inserción produce el código siguiente:

Este sencillo truco te va a servir de guía para ir sustituyendo cada letra por el código correspondiente. Empecemos: Sustituye la “A” por el código {REF} para el marcador Pregunta1. Hasta el momento, tienes:

Ahora deberás sustituir la “B” por el texto: “Opción 1”, o sea:

Acto seguido, se tratará de sustituir la “V” por la respuesta que queremos mostrar al ser cierto que se ha seleccionado la opción 1:

Ahora viene la parte un poco más complicada: se trata de anidar en el lugar de la “F” de falso, el tratamiento de la opción 2 y luego el de la 3. Has de volver a realizar los mismos pasos que para la opción 1, es decir, que la codificación final deberá ser como ésta:

Muy importante: situando el cursor dentro de esa codificación, con el botón derecho del ratón, selecciona “Actualizar campos”:

Una vez hayas protegido el formulario, el usuario verá lo siguiente;

Supongamos que ha idicado la opción 3, aparecerá:

Para que te sea más fácil seguir lo que te he explicado, puedes descargarte el ejercicio desde aquí.

Recuerda que, al ser un formulario, deberás desprotegerlo y, para ver las codificaciones, utiliza la combinación de teclas Alt+F9 y volver a utilizarla para regresar a la visualización normal.

Comando {Fill-In}: Inserta una respuesta a una pregunta una sola vez

De hecho este comando y el {ASK} son prácticamente iguales, pero existe una diferencia fundamental: mientras que {ASK} asigna la respuesta a un marcador para poder invocarla cuantas veces sea necesario y en cualquier lugar del documento, en el caso de {FILL-IN} se inserta directamente el texto porque no existe intención de reaprovecharlo, sino sólamente hacer que se informe puntualmente en el lugar previsto.

Comando {FileName}: Inserta el nombre del documento

Este comando es de gran utilidad para incluirlo como pie de página, ya que muestra el nombre que se le haya dado al documento que, en ocasiones es largo para facilitar la identificación de su contenido y resultaría tedioso tener que teclearlo.

Como en el caso de {Author}, dispones de diferentes maneras de presentar el nombre del documento.

Comando {Date}: Inserta la fecha actual en el documento

Este comando, aparentemente similar al {CreateDate} tiene una diferencia fundamental con respecto a aquél y es que aquí la fecha que aparecerá será siempre la del dia en que se abre el documento (hoy). En el caso de {CreateDate} la fecha es única e invariable, pues es la fecha en que se creó el documento.

En otras palabras, cada vez que abras el documento, la fecha que aparecerá será la del dia de hoy, desapareciendo la fecha de la última vez que se abrió.

Su manejo es idéntico al de {CreateDate}.

Comando {Author}: Inserta tu nombre como autor del documento

Inserta el nombre que tengas definido en las propiedades de Word, “nombre de usuario”. Dispones de diferentes opciones de formato: mayúsculas, minúsculas, mayúscula inicial o tipo título (cada palabra tiene su inicial en mayúscula). A tu conveniencia.

Comando {CreateDate}: Inserta la fecha de creación del documento

Este comando es de utilidad para emplearlo, por ejemplo, en los pies de página de un documento.

En función del formato de fecha que elijas, podrás obtener presentaciones adecuadas a cada situación.

Comando {ASK}: Pide que te informen un texto

Si bien este no es propiamente un comando de formulario, sí que se puede utilizar en combinación con el comando {REF} (consulta Comando {REF}: Recuperar valores de campos en diferentes puntos del documento.).

Es bien sencillo, este comando muestra una pequeña ventana que nos hace informar un determinado valor que luego colocaremos en su lugar mediante el comando {REF}.

Tiene utilidad para pedir al usuario algunos datos. No conviene definir muchos comandos {ASK} porque el usuario se puede perder.

La que considero mejor manera es definir los comandos {ASK} al final del documento: no se ven, con lo que no distraen la atención del usuario y sí, en cambio, se muestran los textos capturados en los lugares que hayamos definido.

Veamos un ejemplo: Definimos un sencillo formulario en el que queremos que el usuario nos informe su nombre y apellidos y su domicilio.

En primer lugar ve al final del documento y, si es preciso, fuerza un salto de página, que ya quitarás más adelante si te conviene.

Ahora, define el marcador “Nombre”. Rellena en “Pedir infromación” el texto explicativo de lo que se pregunta, en nuestro caso “Nombre y apellidos”. Lo mismo para los campos Código Postal, Dirección, Población y Provincia, respectivamente.

Una vez hayas hecho estas definiciones, pulsa ALT+F9 y verás la codificación que te ha quedado:

Ahora toca utilizar esta información. Te vas al inicio del documento y escribes los textos fijos y, en cada punto en que se deba recuperar uno de los valores informados, lo invocas con el comando {REF}, por ejemplo:

El usuario irá visualizando secuencialmente todos los campos {ASK} que hayas definido, por ejemplo:

Si ahora vuelves a pulsar Alt+F9, tendrás el resultado final:

La imaginación al poder. Planifica primero el documento que quieres obtener y las informaciones variables, que son las que deberá teclear el usuario.

Cuidado, es una herramienta muy sencilla que no tiene validaciones ni formatos complicados, es decir, que no sustituye al formulario, pero es muy rápido de confeccionar y te puede sacar de más de un apuro.

Evidentemente, no tiene la seguridad de un formulario, ya que el usuario puede omitir campos y/o modificar cualquier parte del texto, por lo que no es recomendable para documentos que puedan tener un valor probatorio.

Formularios: Todo lo necesario para definir un campo

Nos basaremos en este documento: Word-Plantillas-Práctica 8-Formulario simple, donde encontrarás casi todo lo relativo a la correcta definición de los campos de formulario, ya que si no se hace con cuidado, te puedes encontrar con que los campos predefinidos de Word (mejor los llamo comandos porque es un lío con tantos campos), no te den el resultado que esperas.

De todo lo dicho en el documento de referencia, quiero hacer hincapié en que marques la casilla “Calcular al salir”, lo que garantiza que, cuando salgas de este campo mediante la tecla de tabulación, el contenido que hayas capturado queda habilitado inmediatamente para los comandos de Word como indico en el documento Formularios: {REF} recuperar valores de campos en diferentes puntos del documento.

En función de quien deba rellenar el formulario, y también para evitar confusiones sobre el significado de cada uno de los campos, es de gran utilidad agregar la ayuda. Tienes la opción de que aparezca en la barra de estado (no la recomiendo porque apenas se ve) y/o que se visualice si el usuario pulsa la tecla F1, que nos sirve como ayuda de campo. Un ejemplo, el NIF (número de identificación fiscal en España):

Cuando el usuario pulsa F1 para este campo, le aparece el mensaje:

Para casos como éste, en los que queremos garantizar que no nos tecleen más posiciones de las debidas y que, si nos teclean la letra en minúscula, ésta se convierta en mayúscula sí o sí:

Has de hacer 2 cosas: definir el largo máximo a 9 y el formato del texto mayúsculas. Garantizamos de este modo la longitud máxima y que la letra sea siempre mayúscula aunque no se haya tecleado así.

Fíjate también que he creado el marcador NIF y he marcado la casilla “Calcular al salir”.

Evidentemente, este campo se puede validar mediante codificación Visual Basic (que los números cuadren con la letra que corresponde), bien sea campo a campo (lanzando una macro de salida al efecto (campo “Al salir”) o bien, cuando se termina de rellenar, en donde se va indicando lo que falla. Esta codificación es fácilmente accesible consultando Internet. Dependerá de tus conocimientos y habilidades de programación para conseguir un mayor grado de control.

Comando {REF}: Recuperar valores de campos en diferentes puntos del documento.

Para comprender este artículo, si no estás familiarizado con el diseño de formularios, te aconsejo en primer lugar que te dés una vuelta por estos otros tres:

• Word-Elementos Rápidos-Campos

• Word-Plantillas-Práctica 8-Formulario simple

• Word-Plantillas-Práctica 10-Formulario inscripción

Uno de los elementos rápidos que tiene gran utilidad en los formularios es el elemento {REF}, que permite recuperar el valor que se ha informado en un campo cuantas veces sea necesario en cualquier punto del documento, sea la página que sea.

Pero hay un dato clave que no debes pasar por alto, cuando definas los campos de formulario, dáles siempre un nombre en la casilla “Marcador”, ya que el elemento rápido {REF} necesita que le indiques qué marcador estás invocando. Puedes definir multitud de campos.

Inserta el elemento rápido {REF} en el punto en el que quieres que aparezca la información tecleada, justo después de “En nombre de…”. Refrescando cómo se hace: ve a la pestaña “Insertar” y luego al icono “Elementos Rápidos”, opción “Campo”, aunque te ruego encarecidamente que te leas la práctica 8 porque allí verás todo lo necesario para diseñar formularios.

 

Sitúate en Ref y selecciona el marcador “Nombre”. Clica “Aceptar” y ya está definido.

Cuando, una vez el formulario está terminado y protegido (mientras no lo esté, no funcionará como tal), informas el campo del nombre y pulsas la tecla de tabulación, con lo que aparece automáticamente la información facilitada.

Un ejemplo de cómo se ve lo explicado:

Puedes ver los códigos internos que utiliza Word si pulsas Alt+F9. Observa que el código {FORMTEXT} es el campo a informar, el código {REF} indica qué marcador está invocando y, por si quieres que te salga la fecha del día automáticamente, dispones del código {DATE}. Pulsando de nuevo Alt+F9 vuelves a la visualización normal.

Este no es más que un simple ejemplo. Puedes aplicarlo a tus necesidades del modo que más te convenga: recuperar datos de campos dentro de tablas, dentro de textos fijos, etc.. Ahora te toca a tí realizar tu parte.