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domingo, 3 de enero de 2016

Cambiar origen de datos para combinar correspondencia

Este artículo da respuesta a alguna consulta recibida al respecto y que se complementa con el artículo: http://rdiezmer.blogspot.com/2011/06/word-practica-17-emision-de-recibos.html.

Una vez hayas descargado tanto la plantilla como el libro Excel, deberás mover este último a la ruta siguiente:

C:\Users\tu usuario\Mis archivos de origen de datos

Acto seguido, ejecutas la plantilla. Word te indicará lo siguiente:



Pulsa el botón “Sí” y a continuación, selecciona tu archivo Excel desde la ruta que te he indicado antes:


Lo aceptas y ya puedes ejecutar la combinación de correspondencia:


Aconsejo optar por la edición individual para poder ver que el resultado es el esperado y, una vez comprobado, ya podrás imprimirlo. Dispones de esta herramienta para avanzar o retroceder:




domingo, 29 de noviembre de 2015

Calendario 2016

Siguiendo la pauta iniciada en 2015, pongo a tu disposición el calendario 2016, que está basado en fotos obtenidas por mí mismo de lugares de la geografía catalana.
Puedes descargártelo aquí:
Versión en español Versió en català
Que tú y los tuyos tengáis un año mucho mejor que 2015 que, en general, ha sido muy malo para la mayoría.
Feliz 2016

lunes, 23 de febrero de 2015

¿Cómo aplicar efectos artísticos a una imagen en Word 2013?

Esta es otra de las novedades que presenta Word 2013 en el tratamiento de las imágenes. Se encuentra en la pestaña Herramientas de imagen y se denomina Efectos artísticos:

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La propia imagen te muestra las posibilidades. Veamos algunos ejemplos:

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¿Cómo hacer que mis imágenes ocupen menos espacio en Office 2013?

Cuando creas un documento con unas cuantas imágenes, bien sea en Word o en PowerPoint, te acabarás encontrando con que “pesa” demasiado: es muy grande, cosa que nos puede complicar la vida si pretendemos que el documento circule por la Red o se cuelgue en una página determinada. Hay que comprimir imágenes.

Desde la pestaña de imágenes, accede a:

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Te aparecerá esta ventana en la que, como verás, puedes comprimir la imagen que tengas seleccionada o bien la totalidad de las que haya en el documento y también actuar sobre la resolución que ésta tendrá: para correo electrónico, con lo que la calidad se resentirá o bien manteniendo el aspecto que tiene al visualizar el documento: tú decides lo que te convenga en cada caso.

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Nota: Si tienes Office 2007 ó 2010, esta utilidad está disponible sólo en PowerPoint.

¿Qué más puedo hacer al recortar imágenes en Word 2013?

Todo lo explicado en este documento: ¿Cómo se recorta una imagen en Office? es perfectamente válido para la versión 2013, pero ahora cuentas con más posibilidades:

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Recortar a la forma

Nueva utilidad que permite que el recorte de la imagen se ajuste a una forma predeterminada. Para ello, Word se vale de la ya usual herramienta Formas. Veamos cómo funciona:

Supongamos que tienes una imagen como ésta:

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Nos centraremos en la G y para ello emplearemos la herramienta rombo:

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Dispones de una gran variedad de formas. Algunas ideas:

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… y lo que se te ocurra, pues cada imagen admite con mayor o menor fortuna un ajuste a una determinada forma.

Relación de aspecto

De utilidad si lo que pretendes es que la forma quede ajustada a unas proporciones ya predeterminadas:

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Relleno

Una vez hayas efectuado el recorte, puede ocurrir que te hayas dado cuenta de que no lo has hecho bien. Esta opción te permite volver a ver la imagen entera de nuevo para que puedas volver a definir el recorte.

Ajustar

Hace que la imagen completa se ajuste al tamaño que has prefijado para el recorte:

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Observa que ahora la imagen completa se ha ajustado al tamaño que habías decidido como recorte.

¿Cómo se recorta una imagen en Office?

Has visto cómo capturar pantallas en este documento: ¿Cómo se hace una captura de pantalla y se inserta en Word? 

Supongamos que has capturado el escritorio tal cual y solo te interesa una parte de esta captura…

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Pues bien, tanto Word, como PowerPoint, como Excel cuentan con la misma herramienta que, en el caso de Word está en la pestaña Herramientas de Imagen / Recortar (se activa automáticamente cuando tienes seleccionada la imagen dentro de Word).

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Cuando pulsas dicha herramienta, aparecen en los márgenes de la imagen unos tiradores para poder seleccionar la parte que te interese.

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Utiliza estos tiradores a tu conveniencia. Por ejemplo:

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Ahora, vuelve a pulsar la herramienta de recorte y tendrás esta figura:

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Mover la imagen dentro de la zona marcada como recorte

Cuando tienes encuadrada la zona de recorte, puedes mover la imagen pinchando con el botón izquierdo del ratón para que se centre manualmente a tu gusto:

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Observa que la “G” la he centrado a mi conveniencia dentro de los márgenes que he establecido.

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Puedes cambiar el tamaño de la nueva imagen resultante:

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Lo mismo que te he explicado serviría para cualquier imagen que hayas obtenido de internet o de tus propios archivos.

¿Cómo realizar las capturas de pantalla en Word 2013?

Todo lo explicado en este documento: ¿Cómo se hace una captura de pantalla y se inserta en Word? es de aplicación también en Word 2013, pero esta versión te permite hacerlo mediante una herramienta al efecto.

Captura de una ventana

Accede a la herramienta desde la pestaña Insertar / Captura

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A diferencia de lo que ocurría en el documento anterior, ahora Word pone a tu disposición todas las ventanas que tienes abiertas en tu ordenador para así elegir la que desees:

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Selecciona una de ellas y se insertará automáticamente en tu documento.

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Captura de una parte de tu pantalla

En este caso, deberás utilizar la 2ª herramienta que aparece en la de captura de pantalla, que es la de Recorte de Pantalla

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En el ejemplo, quieres mostrar una parte de una determinada página web, pulsas la referida herramienta y esperas unos instantes hasta que la pantalla queda difuminada y aparece el símbolo con forma de cruz, que es el que te permite seleccionar el área a capturar, y en cuanto hayas marcado el área, obtendrás en Word justo ese recorte. En el ejemplo, de la página web www.bcn.cat (Ayuntamiento de Barcelona) …

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…nos fijamos en la parte más resaltada, la recuadramos para recortar y éste sería el resultado:

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¿Cómo se hace una captura de pantalla y se inserta en Word?

Empecemos por definir qué es una captura de pantalla: no es otra cosa que tomar una instantánea, sí como una foto, de lo que estás viendo en tu ordenador, bien sea a través de ventanas abiertas con programas o bien el propio escritorio completo.

La utilidad de efectuar capturas de pantalla es de aplicación cuando estás escribiendo un documento divulgativo en el que los textos se apoyan en las imágenes para una mejor comprensión de lo que desees explicar.

Esto que te explico seguidamente es de aplicación en cualquier programa que corra en Windows, pero en nuestro caso, te va a servir para cualquiera de los programas de Office.

Captura la pantalla completa

Si lo que deseas es capturar todo lo que estás viendo, el método es pulsar la tecla ImprPant (o Imprimir Pantalla). Cuando usas esa tecla tomas una instantánea que queda almacenada en el portapapeles de Windows, lo que la deja a disposición de utilizarla en cualquier programa. Bastará con que vayas al punto en el que quieras insertar esa imagen y pulses la combinación de teclas Control+V.

Esta sería una captura de pantalla completa … y este sería el resultado en un documento Word:
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Captura sólo una ventana

No siempre querrás obtener una imagen de todo el escritorio sino que te interesará capturar tan solo una ventana como, por ejemplo un aviso por pantalla. En esta caso, deberás de combinar las teclas Alt+ImprPant.

Por ejemplo, tienes esta ventana que te muestra unas posibles acciones y deseas explicar para qué sirve. Igual que en el caso anterior, una vez has capturado la ventana, sólo tienes que combinar las teclas Control+V para trasladar ese resultado a tu documento.

En esta imagen hay una ventana que es la que quieres aislar El resultado en tu documento Word sería éste:
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viernes, 2 de enero de 2015

Escanea directamente en Word 2013

Todo lo dicho hasta ahora para las versiones 2007 y 2010 ha dejado de ser operativo en la versión de 2013, ya que han inhabilitado las sentencias WordBasic que permitían hacer esta operación (otra “perla” con la que nos obsequió Microsoft).

Por fortuna, el Sr. Günter Borns, ha desarrollado una metodología a través de WIA que permite seguir escaneando directamente en Word 2013. Desde aquí mi más sincero agradecimiento y, dado el interés que tiene tal codificación para cada vez más usuarios, me limitaré a hacerme eco de su trabajo. Puedes acceder a su blog desde aquí.

El código que el Sr. Günter ha insertado en su página funciona correctamente en español, al menos en la codificación para España, pero creo que lo será para todas las variantes de español. Tan solo hay que advertir que él emplea la comilla curvada -supongo que por el teclado en alemán- y no la recta que empleamos en España ('), lo que hace que nuestro Office no lo reconozca correctamente y dé error.

Importante: sigue los pasos que indica Günter en su blog y, cuando llegues a la codificación VBA, copia y pega las siguientes líneas de código tal cual:

' Scan for Word 2013
' Author: Günter Born www.borncity.de blog.borncity.com
' Implements a Scan function in Word 2013

Private Declare Function GetTempPath Lib "kernel32" Alias "GetTempPathA" (ByVal nBufferLength As Long, ByVal lpBuffer As String) As Long

Private Function TempPath() As String
Const MaxPathLen = 256 ' Max path length
Dim FolderName As String ' Folder name
Dim ReturnVar As Long ' Return Value
FolderName = String(MaxPathLen, 0)
ReturnVar = GetTempPath(MaxPathLen, FolderName)
If ReturnVar <> 0 Then
TempPath = Left(FolderName, InStr(FolderName, Chr(0)) - 1)
Else
TempPath = vbNullString
End If
End Function

Sub Scan()
'
' Scan Macro, to be invoked in Word
'
On Error Resume Next
Dim objCommonDialog As WIA.CommonDialog
Dim objImage As WIA.ImageFile
Dim strDateiname
' instantiate Scan WIA objects
Set objCommonDialog = New WIA.CommonDialog
Set objImage = objCommonDialog.ShowAcquireImage
strDateiname = TempPath & "Scan.jpg" ' set temporary file
If Not objImage Is Nothing Then
Kill strDateiname
objImage.SaveFile strDateiname ' save into temp file
Selection.InlineShapes.AddPicture strDateiname ' insert in doc
Set objImage = Nothing
End If
Set objCommonDialog = Nothing
'MsgBox strDateiname  'test output
End Sub

lunes, 24 de noviembre de 2014

Inserta una hoja Excel dentro de un documento Word

Pongamos por caso que deseas crear un documento en el que se requiera un formato elegante, con el logo de tu colegio, asociación o negocio, pero también necesitas que haya una parte del documento que requiera efectuar cálculos en función de los valores que asignes: un albarán, una factura…

Lograr esto es extremadamente sencillo. Me explico:

1 - Procedimiento simple: inserta una hoja Excel en blanco dentro de un documento Word:


Si tu versión de Office es la 2013, tan solo has de ir a la pestaña “Insertar”, pinchar en Tabla y seleccionar Hoja de cálculo de Excel.

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Para cualquier otra versión de Office anterior, deberás ir a la pestaña “Insertar”, pinchar en “Objeto” y seleccionar “Hoja de cálculo Microsoft Excel” o bien “Hoja de cálculo Microsoft Excel 97-2003”, según la versión de Office que tengas tú o la que sepas que tiene el destinatario del documento. Este dato es importante para evitar disgustos.

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2 - Procedimiento avanzado: inserta una hoja Excel de tu archivo.


Sí, efectivamente, si dispones de una hoja Excel ya elaborada y te conviene insertarla dentro de un documento Word en blanco o ya existente, da lo mismo. Este método es válido para cualquier versión de Office.

El procedimiento es análogo al segundo caso del apartado anterior. Solo difiere en que, cuando veas la ventana “Objeto”, deberás activar la pestaña “Crear desde un archivo”.

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Fíjate bien ahora en que tienes dos opciones a cual más importantes.

Opción “Vincular al archivo”.


En este caso, no solo habrás insertado tu hoja en el documento de Word, sino que estará permanentemente actualizada cuando edites la hoja Excel desde dicho programa. En otras palabras: la hoja insertada se actualiza dinámicamente.

Opción “Mostrar como icono”.
Aquí se obtiene una “foto” de la hoja, que no se actualiza y que sólo se muestra como un icono que te permitirá abrir la hoja en el propio programa Excel. Esto resulta cómodo si los datos de la hoja no han de variar y cuando no desees que el documento sea extenso.

Dos observaciones a tener en cuenta sobre este caso:

  • Si imprimes el documento con una hoja insertada como icono, sólo verás el gráfico del icono y no su contenido. Sorpresa
  • Puedes cambiar el icono y, muy importante: para evitar que Excel escriba toda la ruta de ubicación de tu archivo, puedes renombrar el icono con un nombre diferente del que tiene la hoja original e inclusive seleccionar otro icono (esto último no lo recomiendo).

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